Trotz Aufgabenfülle handlungsfähig bleiben

Viele kennen diese Situation: Meine Aufgabenliste füllt sich weiter und weiter. Wenn ich in einem Kraftakt eine Reihe von Aufgaben abgearbeitet habe, füllt sich die Aufgabenliste wie von Geisterhand neu. Ein Ende ist nicht in Sicht. Gerade für Führungskräfte können sich zu lange Aufgabenlisten und Themenfülle als fatal erweisen. Im Coaching von Führungskräften beobachten wir, dass viele solchen Situationen ratlos gegenüberstehen. Es landen immer neue Vorhaben auf ihrem Tisch. Mit der Intention, allen gerecht zu werden, tendieren Führungskräfte dazu, sich selbst und ihr Team, zu überlasten. In der Folge sinken Motivation und Produktivität. Meist steht das Team dann ratlos vor einem Berg an Aufgaben und wir hören häufig …

Wann sollen wir das alles erledigen? Chef*in, Sie müssen Prioritäten setzen! Das ist unmöglich zu schaffen. Unmögliches erledigen wir zeitnah, Wunder dauern etwas länger.

Gerade in solchen Situationen sollten Sie auf die real verfügbaren Kapazitäten im Blick zu behalten. Gerade jetzt braucht es jetzt eine situationsgerechte Balance. Um in solch einer Situation handlungsfähig zu bleiben, empfehlen wir zwei Kniffe. Diese werden oft übersehen, können aber trotz ihrer Einfachheit schnell Abhilfe schaffen: Streichen und Abgeben.

Mit dem Dilemma umgehen

Themen reduzieren durch Streichen und Abgeben

Meine Aufgabenliste hat nur eine beschränkte Anzahl an Slots (Zeilen). Wann immer ich eine neue Aufgabe auf die Liste setzen möchte, überprüfe ich was von der Liste streichbar ist. Das kann durchaus Mut erfordern oder das Kassieren gemachter Zusagen. Ich kann mir selbst Fragen stellen. Zum Beispiel die Folgenden.

• Welche Aufgaben sind nicht mit akzeptablen Aufwand realisierbar?
• Was hat keine Zukunft mehr?
• Und was ist mittlerweile obsolet?
• Welche Aufgaben lassen sich einkürzen?

Auf diese Weise kann ich mich von Ballast befreien. Darüber hinaus ist es aus unserer Sicht sinnvoll zu schauen, welche Projekte und Aufgaben ich an Kollegen oder andere Teams abgeben kann. Denn wer zu viel auf seiner Liste hat, bremst nicht nur sich selbst aus, sondern auch Andere. Wer so vorgeht, muss sich und Anderen Widerspruch, Dilemmas und ja auch Konflikte zumuten.

12.10.2018