Was eine Prozessanalyse ermöglicht

Es ist eine relativ leichte Übung, aus der Innenperspektive (und häufig auch aus der Außenperspektive) einer Organisation eine Liste mit Optimierungspotenzial zu erstellen und so Ideen und Ansätze für Verbesserungen zu sammeln. Leider hilft diese kaum weiter, weil sie zumeist ziemlich lang und zudem häufig unstrukturiert ist. Die Länge der Liste raubt oft allein schon beim Durchlesen Energie und wirkt somit eher demotivierend, anstatt Veränderungen anzuschieben. Viele Dinge könnten getan werden, doch wo anfangen?

Es braucht eine Art Ordnungssystem, also einen Rahmen, in dem Optimierungspotenzial sich einordnen, bewerten, vergleichen und priorisieren lässt.

Was eine Prozessanalyse liefert

Eine Prozessanalyse ist ein zentrale Methodik innerhalb des Prozessmanagements. Sie liefert eine sogenannte Prozesslandkarte und darüber hinaus – je nach Detaillierungsgrad – Prozessbeschreibungen und Prozessmodellierungen.

• Eine Prozesslandkarte macht es möglich,prozessübergreifende Optimierungspotentiale zu erkennen und umzusetzen. Dadurch wird das Optimierungspotenzial nun systematisch und ganzheitlich anstatt selektiv Ideen-getrieben ermittelt.
• Abteilungsübergreifende Prozesse sind visualisiertund damit in einer neuen Qualität beurteilbar. Auch die Auswirkungen von einzelnen Prozessveränderungen auf die gesamte Organisation sind somit leichter zu erkennen.
• Analysen von Problemen,Qualitätsdefiziten und Reibungen an Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten sind nun effektiv möglich. Bestehende Prozesse können so harmonisiert und verknüpft werden.
• Zuständigkeiten sind zum einen geklärtund zum anderen einheitlich dokumentiert. Letzteres ist vor allem deshalb relevant, weil Zuständigkeiten durch Sonderfälle, Vertretungen und Ausnahmen häufig (und zuweilen durchaus sinnvoll) ignoriert werden und in der Folge sich das eigentlich Geklärte auflöst.
• Neue Mitarbeitererhalten rasch einen klaren Überblick darüber, wie die Organisation funktioniert und können sich so leichter in ihre Rolle einfügen.

Natürlich braucht eine Prozessanalyse Zeit und Ressourcen. Die langfristigen Vorteile eines durchdachten Prozessmanagements machen diesen Einsatz jedoch zu einer guten Investition in die Zukunft einer Organisation. Eine professionelle Herangehensweise ist empfehlenswert, denn es zeigen sich immer wieder ein paar nicht zu unterschätzende Stolpersteine, welche schon bei dem gemeinsamen Verständnis des Begriffes „Prozess“ beginnen können.

Liegt das Ergebnis der Prozessanalyse dann einmal vor, kann durchaus eine Dynamik entstehen: Identifikation von Optimierungspotenzial, Priorisierung, Auswahl nächster Schritte, usw. Auf diese Weise entstehen schrittweise Veränderungen mit Sinn.

Prozessanalyse und Digitalisierung

Der Zusammenhang zwischen beiden lässt sich einfach beschreiben. Eine Prozessanalyse ist eine ideale Voraussetzung für die Digitalisierung. Ohne eine solche Systematik reduzieren viele Unternehmen Digitalisierung auf einzelne und zumeist voneinander isolierte Projekte.