Helios Botschafter:innen Porgramm
Altkanzler Helmut Schmidt war der Meinung: „Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen“. Vielleicht ist da was Wahres dran.
Challenges im Fokus
Das große Fragezeichen
Denn Helios beschäftigt nicht nur viele Ärztinnen und Ärzte, sondern hat auch eine klare Vision: „Wir geben Menschen Lebenswert. Ein Leben lang.“ Dieser Satz wird durch Mission und Leitsätze untermauert. Aber wie verankert man diese zunächst theoretischen Überlegungen an den Klinikstandorten im Verhalten aller Mitarbeitenden?
Stefan Möslein, Leiter Interne Kommunikation und Unternehmenskultur
„Unternehmenskultur ist wie der Schatten einer Organisation. Sie ist einfach da. Im Guten wie im Schlechten. Mit unseren Maßnahmen für eine bessere Zusammenarbeit, respektvolles Miteinander und kooperative Führung wollen wir die Verbundenheit im Unternehmen stärken.“
Anamnese – Ausgangslage
Die Helios Kliniken-Gruppe ist – gemessen an der Zahl der Mitarbeitenden und am Umsatz – einer der größten Anbieter von stationärer und ambulanter Patientenversorgung in Europa. In Deutschland hat Helios 87 Kliniken, 120 Medizinische Versorgungszentren (MVZ) und zehn Präventionszentren.
Um Vision und Leitsätze an den Klinikstandorten zu verankern, braucht es Menschen vor Ort, die diese am jeweiligen Standort bekannt machen und standortspezifisch übersetzen. Dafür rief das Team Interne Kommunikation und Unternehmenskultur Anfang 2023 das Helios Botschafter:innen Programm ins Leben. Durch das Programm sollte Veränderungsenergie erzeugt werden, die Veränderungen auf Interaktions- und Verhaltensebene an den Standorten ermöglichte. Nach einem eintägigen KickOff Anfang 2023 arbeiteten die Botschafter:innen in digitalen Treffen alle 2-3 Monate zusammen und bekamen vom Team Interne Kommunikation einen Methodenkoffer sowie einen digitalen Organisationsort, dem myhelios-Intranet, an die Hand.
Diagnostik – versteckte Pathologie
Im Januar 2024 wurde wieder ein Präsenztreffen geplant, bei dem das Ziel klar war: Best Practices teilen, sich gegenseitig ermutigen und noch mehr Fahrt aufnehmen. Im Laufe des Prozesses für die Vorbereitungen wurde klar, dass eine wesentliche Herausforderung darin bestand, die Rollen innerhalb des Programms klar zu definieren, um das interne Vertrauen zu stärken.
„Das BarCamp war ein Experiment. Anhand dieser Un-Konferenz konnten wir noch besser verstehen, wo der Schuh bei unseren Botschafter:innen drückt, was sie brauchen und wo sie bereits wirken.“
Behandlungsplan – so gelingt es Veränderungsenergie aufzunehmen
Zunächst musste zwischen Position und Rolle unterschieden werden, sodass innerhalb des Programms der Rahmen gesetzt war, dass Ärztliche Direktor:innen, Pflegedirektor:innen, Pflegekräfte, Pressesprecher:innen, Verwaltungsmitarbeitende oder Betriebsrät:innen auf Augenhöhe zusammenarbeiten können. Denn Botschafter:in zu sein ist eine zusätzliche Rolle zur alltäglichen Position, für die jede Person angestellt wurde. Hier galt es zu klären, welche Verantwortlichkeit die Personen haben, die sich der Rolle annehmen.
Differenzialdiagnose – worum es genau ging
Nicht nur die Rolle der Botschafter:innen musste definiert werden, denn wir alle sind in Organisationen miteinander verbunden. Auch die Positionen der Klinikgeschäftsführung und CHRO bilden mit ihrem Verhalten eine wichtige Basis für Veränderung. Durch die Rollendefinitionen im Botschafter:innenprogramm, die an diese Positionen geknüpft sind, wurde für die Botschafter:innen die Zuarbeit und Rückendeckung gewährleistet, die sie benötigen.
„Wir sind davon überzeugt, dass die Arbeit an einer besseren Unternehmenskultur nicht allein Führungsaufgabe ist. Deshalb haben wir unser Helios Botschafter:innen Programm initiiert. Denn Kultur wird von den Mitarbeitenden gemacht.“
Die Besonderheit bei den Rollendefinitionen liegt in der Organisationsstruktur von Helios. Einerseits ist der Konzern hierarchisch geprägt und gibt an die Standorte Vision und Mission oder Strukturen für das Botschafter:innen Programm vor. Auf der anderen Seite ist Helios in vielen Bereich dezentral geprägt. Die Botschafter:innen füllen selbst vor Ort ihre Rolle mit Maßnahmen und auch jede Klinikgeschäftstführung hat weite Entscheidungsfreiheiten. Das bedeutet, dass Helios einerseits die Fähigkeit braucht, Vorgaben umzusetzen und andererseits Spannungen und Ambivalenzen miteinander auszuhandeln. Durch die Definition der drei Rollen rund um das Programm gelingt es, dieses Spannungsfeld zu managen.
„Unser Botschafter:innen Netzwerk steht für den Kulturwandel bei Helios. Wir spüren eine vitale Unternehmenskultur, auch aufgrund des Veränderungsdrucks von außen, und der wachsenden Veränderungsbereitschaft von innen.“
Behandlungserfolge – das interne BarCamp als Highlight
Das wichtigste Takeaway des Tages war für alle Teilnehmenden, dass sie selbst als Botschafter:innen jeden Tag wirksam werden können, indem sie Positives teilen und die Glitzermomente des Tages benennen, um final aus der Corona-Müdigkeit herauszukommen.
Über 60 Teilnehmende wagten es im Januar 2024 beim Helios Botschafter:innen BarCamp Ambivalenzen anzusprechen und die Zukunft aktiv zu gestalten. Die Teilnehmenden wurden ermutigt, ihre eigenen Glitzermomente zu teilen und sich aktiv an der Gestaltung der Unternehmenskultur zu beteiligen, was zur Energieerzeugung für den Kulturwandel beitrug. Auch CHRO Corinna Glenz stellte sich allen Fragen der Beteiligten und warb für aktiven Umgang mit Ambivalenzen.
Aus den Themenpitches kamen viermal so viele Themen wie wir besprechen konnten. Das Themenspektrum reichte von der Bindung älterer Mitarbeitender bis hin zur Identifikation mit dem Standort im Vergleich zu Helios als großes Ganzes. Auch das Thema Rolle wurde nachgefragt und konnte nun auch so geklärt werden, dass die neu entstandene Klarheit ausreichend Sicherheit gibt, dass die Botschafter:innen noch wirksamer werden können.
Eindrücke des Botschafter:innen BarCamps in Frankfurt
Abschließendes Fazit des Behandlunsgverlaufs
Das Helios Botschafter:innen Programm hat sich als effektives Instrument erwiesen, um die Vision und Mission von Helios deutschlandweit zu verbreiten und eine Arbeitsumgebung gemäß der heliosweiten Leitlinien anschieben. Durch klare Rollendefinitionen, interne Ermutigung und partizipative Formate wie das BarCamp kann Veränderungsenergie erzeugt werden, die Helios täglich einen Schritt näher zu ihrer Mission bringt. Die Unterstützung durch Führungskräfte wie bspw. CHRO Corinna Glenz ist entscheidend für den Erfolg des Programms.